Documents RH obligatoires : Le guide complet

Savoir quels documents conserver, pendant combien de temps et où les classer est essentiel pour éviter les sanctions et litiges.

Documents à conserver indéfiniment (∞)

1. Registre de l'employeur

Durée : Indéfiniment (document historique de l'entreprise)

Contenu obligatoire :

• Identité complète de chaque salarié
• Dates d'entrée et de sortie
• Fonction et qualification
• Numéro CNPS

Pourquoi c'est important : Premier document réclamé lors d'un contrôle de l'Inspection du Travail.

2. Contrats de travail archivés

Durée : Minimum 5 ans après le départ du salarié (recommandé : indéfiniment)

Pourquoi : Un ancien salarié peut contester son contrat jusqu'à 5 ans après son départ.

Documents à conserver 5 ans minimum

3. Bulletins de paie

Durée légale : 5 ans

Pourquoi :

• Preuves en cas de contentieux salarial
• Justificatifs pour contrôles CNPS et Impôts
• Historique pour calcul des indemnités de départ

Astuce : Archivez en format papier ET numérique

4. Déclarations et attestations CNPS

• Déclarations mensuelles : 5 ans
• Attestations de régularité : 3 ans minimum
• Preuves de paiement : 5 ans

5. Registres de congés payés

Durée : 5 ans

Contenu :

• Dates de départ et retour
• Nombre de jours pris
• Solde de congés

Documents à mettre à jour annuellement

6. Document Unique d'Évaluation des Risques (DUER)

Obligatoire pour : Toute entreprise (dès le 1er salarié)

Mise à jour :

• Au minimum 1 fois par an
• À chaque modification importante des conditions de travail
• Après chaque accident du travail

Contenu :

• Inventaire des risques professionnels
• Plan d'actions de prévention
• Suivi des mesures mises en place

7. Planning prévisionnel des congés

À établir et afficher avant le 31 mars de chaque année.

Documents médicaux obligatoires

8. Dossiers médicaux individuels

Durée de conservation : 10 ans après le départ du salarié

Contenu :

• Fiche d'aptitude médicale d'embauche
• Comptes rendus de visites médicales périodiques
• Certificats d'aptitude/inaptitude

Attention : Confidentialité stricte (accès limité)

9. Registre des accidents du travail

Durée : 5 ans minimum

Contenu pour chaque accident :

• Date, heure, lieu
• Identité de la victime
• Circonstances de l'accident
• Nature des lésions
• Témoins éventuels

Documents de gestion du personnel

10. Fiches individuelles de salariés

Recommandé : Dossier complet par salarié

Contenu :

• Copie carte d'identité
• CV et diplômes
• Certificats de travail précédents
• Évaluations annuelles
• Formations suivies
• Sanctions disciplinaires (le cas échéant)

Durée : Pendant la durée du contrat + 5 ans

11. Registre des entrées-sorties

Durée : Indéfiniment

Utilité :

• Traçabilité des mouvements de personnel
• Calcul de l'ancienneté moyenne
• Statistiques turnover

Documents d'affichage permanent

12. Affichages légaux obligatoires

Doivent être visibles dans un lieu accessible à tous :

• Horaires de travail (collectifs et individuels)
• Coordonnées de l'Inspection du Travail du ressort
• Coordonnées de la CNPS
• Convention collective applicable (texte intégral ou résumé)
• Règlement intérieur (entreprises de plus de 10 salariés)
• Consignes de sécurité incendie
• Numéros d'urgence

Sanction en cas d'absence : Amende de 25 000 à 200 000 FCFA

Documents spécifiques selon la taille

Si vous avez plus de 10 salariés

#### 13. Règlement intérieur Obligatoire : Oui, au-delà de 10 salariés

Procédure :

• Rédaction par l'employeur
• Consultation des représentants du personnel (si existent)
• Dépôt au Greffe du Tribunal + Inspection du Travail
• Affichage dans l'entreprise

Contenu minimum :

• Horaires de travail
• Règles de discipline
• Sanctions applicables
• Règles d'hygiène et sécurité

Si vous avez plus de 50 salariés

#### 14. Rapport annuel de gestion du personnel À remettre aux délégués du personnel.

#### 15. Plan de formation annuel Documentation des formations prévues et réalisées.

Classement et archivage : Méthode pratique

Organisation par dossiers

``` 📁 RH ├── 📁 Registres (∞) │ ├── Registre employeur │ └── Registre accidents ├── 📁 Contrats actifs │ ├── Par salarié (A-Z) │ └── Par type (CDI/CDD/Stage) ├── 📁 Archives contrats (5 ans) │ └── Par année de départ ├── 📁 Paie (5 ans) │ ├── 2025 │ ├── 2024 │ └── ... ├── 📁 CNPS (5 ans) │ ├── Déclarations │ └── Attestations ├── 📁 Médecine travail (10 ans) │ └── Par salarié └── 📁 Conformité ├── DUER (à jour) ├── Affichages └── Règlement intérieur ```

Règles d'or de l'archivage

• Papier + Numérique : Doublez toujours vos documents importants
• Nommage clair : ANNÉE-MOIS_NOM-DOCUMENT_VERSION
• Sauvegarde externe : Cloud sécurisé ou disque dur externe
• Accès restreint : Données personnelles = confidentialité stricte
• Purge régulière : Détruire les documents après expiration légale

Checklist annuelle de vérification

À faire chaque début d'année :

• [ ] Registre de l'employeur à jour et paraphé
• [ ] Tous les contrats actifs archivés
• [ ] Bulletins de paie des 5 dernières années accessibles
• [ ] DUER mis à jour et signé
• [ ] Planning de congés établi et affiché
• [ ] Visites médicales périodiques planifiées
• [ ] Affichages obligatoires à jour
• [ ] Archives anciennes (> 5 ans pour paie, > 10 ans pour médical) purgées

Risques en cas de documents manquants

| Document manquant | Sanction | |-------------------|----------| | Registre employeur | 100 000 à 500 000 FCFA | | Bulletins de paie | Impossibilité de prouver le paiement | | DUER | 200 000 à 1 000 000 FCFA | | Affichages | 25 000 à 200 000 FCFA | | Contrats de travail | Présomption de CDI à temps plein |

Digitalisation : Pour ou contre ?

✅ Avantages

• Gain de place physique
• Accès rapide et recherche facile
• Sauvegarde sécurisée (si bien faite)
• Partage facilité entre sites

⚠️ Précautions

• Gardez toujours les originaux papier des documents signés
• Sauvegardez sur plusieurs supports
• Protégez par mot de passe les données sensibles
• Respectez le RGPD / protection des données personnelles

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